L'actualité des sapeurs-pompiers

Antibia : coup de projecteur sur notre nouveau logiciel RH-Paie

L’acquisition

Suite à l’audit du système d’information du groupement ressources Humaines Formation de 2020, le Sdis22 a décidé la refonte du SI RH-Paie visant ainsi une amélioration autour des 4 axes suivants :

• Aide à la décision : un outil central, fiable et adapté
• Aide à la gestion : un outil flexible qui traite les multi affectations opérationnelles, facilite l’automatisation des arrêtés, des distinctions et qui prenne en compte des spécificités du domaine pompier
• Qualité des données : Vérifier les données et permettre l’accès des agents à leurs données individuelles afin qu’ils puissent les corriger aisément
• Convergence du SI : renforcer le socle maître du logiciel pour tendre vers la saisie unique et dématérialiser les bulletins de paie

Le Sdis 22 a contractualisé avec le prestataire Antibia, fort de son expertise dans le secteur des services d’incendie et de secours. 70 Sdis sont équipés par au moins un de leur module.

Le projet est officiellement lancé en aout 2022 avec comme objectif une 1^ère paie en réel en avril 2023.

Le déploiement :

Etape 1 : la reprise de données

• Collecte des 25 années d’historique de données existantes dans Eksaé
• Etablissement de règle de gestion pour import dans le module RH appelé Genesis.
• Formatage des tableaux d’import, vérification et import

Etape 2 : 35 journées de paramétrage et de formation entre janvier et juin autour du :

• paramétrage des règles de gestion Sdis22
• module RH (Genesis) : gestion des carrières, absences, distinctions, volontariat
• module Paie (Gérémi) : saisie des éléments, contrôles, DSN
• Webdag : interface permettant aux personnels de mettre à jour certaines données personnelles en autonomie
• requêteur BO : appréhension des univers et élaboration de listing facilitant la gestion et l’aide à la décision

Etape 3 : l’interfaçage

• Objectif n°1 : reproduire les connexions existantes afin de ne pas perturber le fonctionnement transversal actuel. Tant que l’existant n’est pas reproduit et vérifié, les gestionnaires sont contraints de saisir sur les 2 outils, l’ancien et le nouveau

• Objectif n°2 : développer l’automatisation pour tendre vers la saisie unique

Etape 4 : la fiabilisation des données

Pour la première paie, toutes les situations des agents en cours ont été vérifiées. Les gestionnaires entament la fiabilisation des données de l’ensemble des carrières, et ce, pour l’ensemble des personnels du Sdis22. Cette phase, bien que fastidieuse, est primordiale pour pérenniser l’outil. Concernant les actifs, le prestataire annonce un minima d’une année pour cette étape.

Le développement

Une fois déployé et interfacé, l’applicatif et la gestion qui l’entoure doivent être optimisés. Cela conduira le groupement RH-For sur plusieurs mois :

• Automatiser et paramétrer le publipostage
• Ecrire les guides de gestion internes et réviser les procédures transversales existantes
• Mettre en place le Webdag pour la mise à jour des données individuelles par l’agent
• Recenser et écrire les requêtes BO
• Dématérialiser les bulletins de paie (horizon début 2024)
• Collecter et agrémenter l’applicatif avec les données relatives au volontariat (employeurs, rengagements, conventions …)

Un fonctionnement modernisé :

• Un coffre-fort numérique individuel sécurisé : janvier 2024

Chaque agent sera doté dès janvier 2024 d’un coffre-fort eDocGroup. Le SDIS22 y déposera chaque mois le bulletin de paie des agents.

Cet espace de stockage, simple d’utilisation, permet de restituer ce qui a été déposé sans altération. Il s’agit d’un service offert. Le coffre–fort numérique reste la propriété de l’agent qui en est l’unique administrateur.

Dans les cas de :

• mutation : l’agent conserve son coffre-fort numérique personnel ;
• décès : eDocGroup bloque l’accès au coffre-fort et respecte les directives du notaire en charge de la succession.

Il offre également un espace de stockage de 10 Go pour centraliser et archiver les documents personnels (documents d’identité, contrats, factures, actes notariés, …).  Les bulletins de paie transmis par le SDIS n’entament pas cet espace de 10 Go.

Ce coffre-fort numérique sera à terme ouvert à tous les SPV pour leurs bulletins d’indemnités.

• Un portail de mise à jour des données individuelles : fin 2024

Afin d’assurer des données à jour, chaque personnel du SDIS (PATS, SPP, SPV, Elus) pourront mettre à jour leurs données individuelles via un portail Web appelé Webdag. Ce dernier sera accessible via une tablette, un téléphone portable ou un PC et facilitera ainsi la mise à jour des adresses, RIB, numéros de téléphones, enfants …

Le logiciel en chiffres :

7 mois de déploiement : 5 COPIL et 2 CODIR

130 500 euros d’acquisition

22 gestionnaires impactés

3 430 personnels actifs

Prise en main du coffre-fort numérique :

Activation du coffre-fort numérique et tutos sur youtube :